Voor mij is timemanagement een manier om je onbewuste patronen te herkennen, nieuwe keuzes te maken en stap voor stap verbetering te ervaren.
Het ijsbergmodel voor timemanagement heeft vijf lagen: invloed, structuur, focus, flow en missie. Hieronder zal ik die verder toelichten en ook naar andere bronnen verwijzen, meestal in de vorm van boeken.
Invloed begint met de vraag: Hoeveel invloed heb je om andere keuzes te maken over hoe jij je tijd besteed? Als je geen ruimte hebt om andere beslissingen te nemen, valt er ook weinig te kiezen. Dan houdt het op.
Maar meestal hebben we meer invloed dan wij beseffen. In mijn webinar ‘Meer tijd voor je bedrijf’ neem ik je stap voor stap mee door het proces, dat je hierbij kan helpen. Deze stappen zijn gebaseerd op het boek Time management from the Inside Out van Julie Morgenstern. En dat is trouwens ook het boek dat ik je zou aanraden als je meer wilt weten en ervaren over hoe jij je invloed kunt vergroten op hoe jij je tijd besteed.
Als eenmaal helder is dat je invloed op je tijd hebt, kun je beginnen met structurele keuzes maken en daar gaat de volgende laag over.
Structuur: structuur gaat over welke beslissing neem je wanneer, hoe en waar schrijf je dat op en vooral: hoe ga je met al die informatie om, die binnenkomt? Denk hierbij niet alleen aan je e-mails of social media, maar ook aan je eigen ideeën.
Ik ken niemand die hier meer over weet dan David Allen. Zijn boek Getting Things Done heeft echt mijn leven veranderd. Ik had nooit e-mail problemen. Meestal had ik minder dan 20 e-mails want dat was de hoeveelheid, die in één keer op het scherm worden getoond. Maar ik had een probleem met al die gedachten in mijn hoofd. En David Allen heeft mij een manier laten zien om rust in mijn hoofd te krijgen. Daar ben ik hem nog steeds dankbaar voor.
Als je ruimte in je leven en rust in je hoofd hebt, kun je je afvragen: waar wil ik voor gaan? Daar gaat de volgende laag over. Mijn favoriete laag, trouwens.
Focus: focus op onze ogen betekent afstemmen op de beschikbare hoeveelheid licht. Focus op timemanagement betekent afstemmen op de beschikbare hoeveelheid tijd, energie en ook aandacht.
Een veelvoorkomende fout is te veel tegelijkertijd willen doen. Om hier iets aan te kunnen doen, heb ik de FOCUS-methode ontwikkeld. In mijn boek Anti-onzekerheidsplanner leg ik stap voor stap uit hoe je tot een prioritering vanuit je gevoel komt. Mijn gratis online FOCUS-tool leidt je door de FOCUS-methode en helpt je om overzicht te houden.
Een boek wat mij erg inspireert, is The ONE thing van Gary Keller en Jay Papasan. Wat is nou de volgende stap om verder aan je bedrijf te bouwen? Fix This Next van Mike Michalowicz geeft hier antwoord op.
Flow: soms krijg ik de indruk dat flow als een vaag concept wordt gezien. Niets is echter minder waar. Flow – Psychologie van de optimale ervaring – is het resultaat van 20 jaar onderzoek op meerdere continenten. Het boek van Mihaly Csikszentmihalyi over flow is erg theoretisch en daarom zou ik liever zijn TedTalk adviseren.
Je bent in de flow als je een doel nastreeft wat betekenisvol voor je is en waarvoor je een stukje moet stretchen. Daarvoor had ik veel aan boeken over groei om het concept van flow beter toe te kunnen passen. Aanraders zijn: Mindset – The New Psychology of Succes van Carol S. Dweck. Badass – Making Users Awesome van Kathy Sierra en Berry Bates.
Focus en flow helpen je om te kunnen groeien en meer betekenis in je leven te kunnen ervaren. Je kunt heel veel vaardigheden opdoen, maar wat is de essentie? Daar gaat de laatste laag over.
Missie: een overkoepelend doel voor al je werk- en niet-werkgerelateerde inspanningen en timemanagement keuzes – hoe mooi zou dat zijn?
In zijn boek So Good They Can’t Ignore You houdt Cal Newport een indrukwekkend betoog over dat een missie niets is wat je van tevoren kunt bedenken. Hij adviseert om steeds beter te worden zodat je op een dag aan de grens van je expertisegebied komt. Dan pas kun je bekijken wat volgende mogelijkheden zijn (“the adjacent possible”).
Boeken, die je hierbij kunnen helpen, zijn: Little Bets van Peter Sims, dat ook door Cal Newport wordt aangeraden. Great by Choice van Jim Collins en Morris T. Hansen gaat dieper in op het concept van kleine experimenten, zodat je keuzes op echte data zijn gebaseerd. Missie klinkt alsof het over heel ver in de toekomst gaat en niets met het hier en nu te maken heeft. In het ergste geval hebben die problemen, die je nu ervaart, niets met je missie te maken.
Als je je missie ziet als iets wat pas dan duidelijk is, als je heel goed in je vak bent, verandert je focus. Je begint vanzelf andere vragen te stellen zoals: wat kan ik hiervan leren? Welke grens wil ik nu verleggen? Wat is handig om uit te proberen? Op die manier is missie iets wat je juist in het hier en nu brengt. Het vraagt wel dat je openstaat en om in contact met jezelf te blijven zodat je kunt ervaren wat voor jou hier en nu de juiste besteding van je tijd is.
Speelt er (te) veel in en buiten je bedrijf?
Ben je druk bezig in een buiten je bedrijf? Weet je soms niet waar je het beste je aandacht op kan richten? Je gevoel kan je hierbij helpen.
Het gratis online FOCUS-tool helpt je op een simpele manier overzicht te krijgen zodat je met gemak de juiste keuzes voor jou kunt maken.
Schrijf je hieronder in om de link te ontvangen. Je zult dan ook om de twee weken berichten over productiviteit met kennis van het brein. Op die manier kun je in eigen tempo ervaren of we een goede match zijn. Als de berichten niet nuttig zijn voor jou kun je je altijd uitschrijven aan het eind van het bericht.